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Aufbewahrungsfristen für steuerrelevante Unterlagen
Sie benötigen Platz in Ihren Regalen oder in Ihrem Archiv ? Dann stellt sich die Frage, welche Unterlagen vernichtet werden können und welche nicht.
Als Praxisinhaber müssen Sie unterscheiden zwischen den Aufbewahrungsfristen nach der Berufsordnung und den Steuergesetzen.
Im Folgenden gehen wir auf die Aufbewahrungsfristen nach Steuergesetzen ein.
Aufbewahrungsfrist 10 Jahre
- Buchungsbelege
- Bücher und Aufzeichnungen
- Inventare Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
Aufbewahrungsfrist 6 Jahre
- Handels- oder Geschäftsbriefe und ebenfalls die Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
- sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Die Aufbewahrungspflicht beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Jahresabschluss erstellt wurde und auch beim Finanzamt abgegeben wurde.
Sofern keine Besonderheiten vorliegen, können nach dem 31.12.2006 grundsätzlich vernichtet werden:
- bei 10jähriger Aufbewahrungsfrist: bis Jahr 1995, wenn Abgabe der Erklärung 1995 bis 31.12.1996 erfolgte
- bei 6jähriger Aufbewahrungsfrist: bis Jahr 1999, wenn Abgabe der Erklärung 1999 bis 31.12.2000 erfolgte
Diese Grundsätze gelten nicht, wenn das Besteuerungsverfahren, beispielsweise durch eine Betriebsprüfung, noch nicht abgeschlossen ist. Daneben sollten Unterlagen mit Dauerbedeutung unabhängig vom Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen solange archiviert werden, wie ihnen diese Bedeutung zukommt (z.B. Mietverträge, Darlehensverträge, Gesellschaftsverträge, Lohnunterlagen).
Daneben bleibt auch das Gesetz zur Bekämpfung der Schwarzarbeit zu beachten. Wer meint,nur Unternehmer seien davon betroffen, hat weit gefehlt. Jeder, der Renovierungsarbeiten,Reinigungsarbeiten oder Umbauten an seiner Wohnung oder seinem Grundstück durchführen lässt, muss die Rechnungen für diese seit dem 1. August 2004 durchgeführten Arbeiten ganze 2 Jahre lang aufbewahren - egal ob er Unternehmer ist oder nicht! Das gilt nicht nur für die Herstellung, den Umbau oder die Renovierung einer Wohnung bzw. eines Grundstücks, sondern auch beispielsweise für Reinigungsarbeiten, Gartenarbeiten und die Arbeiten, die außerhalb der Wohnung erbracht werden, wie beispielsweise das Setzen eines Zaunes. Damit fallen alle Leistungen, die im Zusammenhang mit einem Grundstück stehen, mit Ausnahme von Arbeiten, die an dem unternehmerisch genutzten Grundstück erbracht werden oder die Lieferung von Material, unter diese Vorgabe. Unordnung wird teuer bestraft. Wer die Rechnung, den Zahlungsbeleg oder die beweiskräftige Unterlage nicht aufbewahrt, muss mit einer Geldbuße von zu 500 EUR rechnen.
Stand: September 2007
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